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展會策劃具體包含了哪些方面的內容?

時間:2018-07-12 00:16 | 作者:天幕大業 | 標簽: 展會策劃 |
小編通過在這個行業十多年摸爬滾打的經驗,很認真負責的告訴你,展會活動具體包含以下幾個方面:預算,邀請,簽到與入住安排,餐飲安排,交際酒會,新聞發布會等多個環節,具體內容見以下正文部份。
 
展會策劃具體包含了哪些方面的內容?
展會策劃具體包含了哪些方面的內容?
 
>>預算
展覽預算與會議預算有相同的地方,也有不同的地方——
相同的地方:住宿費、餐飲費、商務考察費用(如果有考察計劃的話)。
不同的地方:展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發布會或者酒會。
展覽場地租賃:如果展覽在固定的展覽場地進行,那么展覽場地的租賃預算通常按展位計算。國際標準展位面積通常為3mX3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標配設施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業主通常有下列設備可供租賃:展布支架、視聽設備、多媒體設備、裝飾用品、小型搬運工具等。
如果是在其他公共場所舉辦展覽(譬如市政廣場或者體育場所等),那么場地租賃的預算就很難預測了——通常面議,按日計算,價格與場地人流集中度及展覽時間(是否重要假日等)有關。
 
 
>>邀請
不管什么樣的會議或者展覽,主辦者當然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者,邀請的方式非常重要。通常情況下,邀請包括信息發布、回執處理、確認通知等3個程序。
 
 
>>簽到與入住安排
如果是小型商務會議,簽到相對簡單,僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽,那么簽到就是一項復雜的工作。
如果事先將回執的項目設計得很周全,對于簽到及入住安排有很大幫助。
 
 
>>餐飲安排
一般而言,展覽不統一安排餐飲(特邀嘉賓或者重要客戶除外),會議通常統一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。
 
 
>>交際/酒會
交際/酒會一般需要細心策劃。酒會的目的是加強公共關系及客戶感情聯誼,所以氛圍十分重要。重點:場地、節目、司儀、安全保障、服務程序。由于酒會的規模及目的不同,沒有完整的標準酒會模式,只能借鑒一些已經舉辦過的酒會實例。
 
 
>>新聞發布會
新聞發布會議形式包括記者招待會、新聞發布會、酒會等。一般來說,酒會更自由、隨意一些,非正式一些,氣氛也相對輕松一些,它可以單獨召開,也可以附屬于其它形式,比如,有的在招待會后舉行酒會或茶會。記者招待會一般是專題性的,以“答記者問”為主要特色。另外,新聞發布會由公關負責人執行即可,而記者招待會一般有更高層次官員出席。在這些形式中,最為常見的是新聞發布會。

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