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企業年會的活動管理和創意策略法則

時間:2018-04-19 14:55 | 作者:天幕大業 | 標簽: 公司年會策劃 大型年會策劃 |
企業年會是企業激揚士氣、部署戰略、制定目標的一場“家庭盛會”,可是如何才能不斷創新,獲得“眼球”,卻越來越讓每一個年會籌辦者煞費苦心。本文重點闡述了企業年會的活動管理和創意策略法則。
 
企業年會的活動管理和創意策略法則
企業年會的活動管理和創意策略
 
 
企業年會活動管理
 
活動管理是整個年會得以順利推進的關鍵步驟,充足的人員準備和精細的環節安排至關重要。
 
成立管理小組 成立年會管理小組主要是為了更好地協調各部門的事務及更有效地調配公司的各種資源。通常管理小組的成員由各部門領導指派(本部門的活躍份子),而該小組的總負責人要在短期內組成一個團結而強大的團隊,號召有組織能力的人去發動公司員工參與年會的表演活動。此外,小組成員還要負責安排排練場所,采購所需物品,邀請相關人員等工作,每個成員要能夠獨立完成工作,并及時向總負責人報告,確保活動的順利進行。同時,總負責人應準備一套應急預案,以防突發事件。
 
節目預演 年會的表演人員大多是企業員工,因此管理小組要邀請專業老師對其進行指導并協助編排節目。在預演中,要集中所有演出人員及主持人,按照時間順序現場彩排各個環節,讓所有演出人員熟悉舞臺位置,掌握時間分配。在節目預演中需要對所有設備進行調試,包括用于演示的筆記本電腦是否設置了自動關機或者屏幕保護程序,活動現場需要演示的PPT文件投影出來是否足夠清晰等,這些細節看似微小,卻很重要。
 
場地選擇與布置 每個企業都希望通過年會激勵員工士氣、營造組織氣氛、深化內部溝通、促進戰略分享、增進目標認同,因此現場氣氛不僅要營造出家庭聚會般的溫馨,而且還要在輕松愉快的氛圍中,放松心情,熔煉團隊。企業要根據年會的參與人數、環節設置和主題思想來選擇場地,比如充分體現現代商務高效、快捷的內涵的商務型酒店,既能舉行小型活動,還能舉辦大型活動;度假型酒店集休閑、娛樂于一體,而且還能提供相應的年會設施、美食和各種特色活動。如果資金允許,還可以選擇風景優美、溫度適宜的海邊度假酒店,能夠使員工和客戶在回歸自然的親密感覺中體驗到企業對他們的關愛。有時公司希望打造一個別具匠心的年會,特色酒吧也不失為一個好的選擇。
 
根據年會的具體情況,設計并安排會場布局。通常在年會開始的前一天布置活動現場,場地搭建包括舞臺區、嘉賓區、VIP室、候場區、化妝區。有些公司為了體現出對員工的細致,還會特別準備餐前交談區和吸煙區。
 
 
企業年會創意策略
 
主題選定 年會的主題既要搶眼又要精練。擬定出色的主題,需要對企業的市場狀況、品牌定位以及活動目的進行充分了解,特別是要了解企業想要通過此次年會傳遞的主要信息。跟隨這個步驟,在活動整體格調明確之后,也就確定了活動的主題方向。比如,某外企希望員工在輕松愉快的氛圍中,放松心情,熔煉團隊,將這一年年會的主題選定為Red Hot(火舞激情)。值得一提的是,擬定的活動主題應與企業品牌定位相吻合。公司希望每年的年會都會有出人意料效果和與眾不同的創意,而創意的體現也表現于一個具有感染力的活動主題來貫穿始終。
 
 
環節設定 在環節設計方面,有的公司會邀請一些重要客戶,以此增強相互間的關系,讓客戶了解公司的實力以及員工的素質。如果資金允許,還可以邀請社會名流,與員工進行互動。總之,領導致辭、年度頒獎、才藝表演、抽獎與互動游戲等是年會的必有項目。在這個基礎上,如何把年會做得出彩,創意必須貫穿每個環節。
 
留下深刻印象 年會是員工相互增進了解的重要平臺,讓員工對年會留下深刻的印象考驗著每一位年會籌辦者,是否會“轉身就忘記”成為衡量一個企業年會成功與否的重要標準之一。比如說,某企業要在2008年1月舉辦一次公司年會,而2008年是中國的奧運年,這個企業的年會可以將奧運會作為主題來提升影響力。那么,究竟怎么做才能避免“轉身就忘記”,同時又能很好地在北京奧運和該企業之間建立關聯性呢?我們給這次年會設計了一場由多項奧運比賽項目組成的競技賽,選擇既能吸引員工踴躍參與,又能體現團隊協作精神的項目,包括場地自行車、射擊、趣味乒乓球、三分投籃、足球贏積分和網球賽。通過奧運體育運動項目的介入,將這場年會深刻地與奧運聯系在一起。而競技活動中展現的拼搏與協作精神能夠激發企業員工的斗志與凝聚力。
 
此外,企業要根據自身特點,把握社會熱點事件,并與之產生關聯。這里所說的社會熱點事件是廣義范疇上的,比如2003年電影《黑客帝國》的上演,2005年神州五號的升空,2007年的快樂男聲等等,這些社會熱點都是企業年會活動策劃中可以利用的。
 
構建活動實用性 如何增進活動的實用性,提升所有員工的參與熱情呢?那就需要精心安排活動環節。以一家全國性的企業為例,假設這家公司業務按地域劃分成若干區域,年會則是需要所有區域員工的共同參與,而活動的創意點是在將整個年會打造成一場精英匯聚、緊張刺激、歡樂沸騰的“奧運盛會”的同時,貫穿公司經營理念。
 
首先,將該企業全體員工按照華北、華東、華南分成三個區域,給每一位員工發一張實名積分卡,這張積分卡將伴隨員工參與企業年會的所有流程。年會的比賽規則是所有員工都可以自由選擇比賽項目以及同伴,而參賽人員可以在每個項目中同時獲得個人和團隊兩種積分,這些積分能夠在事先設置的“特許經營店”中兌換相應的禮品。個人總積分前三名以及積分最高的團隊可以獲得相應的獎項。
 
其次,在年會中設置豐富的頭腦競技型環節,由三個分區的員工展開競技賽。比如,由華北分區的員工設計與企業發展策略、渠道政策相關的問題,其他兩個區域的成員進行回答,以此活躍現場氣氛,調動員工之間的積極性,而通過這樣的娛樂環節,也能加深員工對企業的認知程度。
 
增強互動效果 互動環節可以與企業年會的舉辦地相聯系,增加區域特色。北京的京劇、東北的二人轉、河南的豫劇、長沙的花鼓戲和海南的竹竿舞都可以融入到節目中。通過趣味的表演形式,能夠調動員工的情緒,活躍現場氣氛。但通常來說,互動環節需要有較強的參與性、娛樂性和激勵性。可以通過字母組合游戲來體現企業的英文標識,鼓舞員工積極參與,比如微軟是Microsoft,柯達是Kodak,西鐵城是Citizen。
 
互動環節還需要有一些趣味性,能夠讓企業員工放松的活動,才能達最大程度地將年會打造成企業內部的溝通平臺。“水餃”在中國的傳統里代表“團圓”和“吉祥”,大棗代表“福至賓朋”,企業可以事先與年會聚餐點的廚房進行溝通,制作類似蛋餃的菜,每人一個,只許用刀切開,找到埋有大棗的人(同桌作證)可以獲大獎。
 
互動環節還需要有深刻的意義。中國有句古話:一鼓作氣,古代戰場上將領用擊鼓來振奮士氣,因此也可以在企業年會中設置“擊鼓”環節來鼓舞企業員工信心。鼓聲響起,振奮人心。群鼓的擂起需要多個企業員工的合作,只有相互配合才能打出好聽的節奏,在這個活動環節中增強企業員工之間的團隊精神。
 
根據筆者以往經驗,成功的策劃與執行會帶來預期的積極效果,而缺乏創意與組織的年會則可能導致公司/客戶的不滿意,因此在企業年會中要把握好活動管理和創意策略這兩部分內容。
 
(原文刊登于《國際公關》2008年總第19期,轉載請注明出處)

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