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精心策劃和科學組織是大型活動策劃的關鍵因素

時間:2018-05-04 13:53 | 作者:天幕大業 | 標簽: 大型年會策劃 公司年會策劃 |
策劃是為了完成既定目標,解決特定問題,借助科學方法和藝術手段構思、設計、制定工作方案的過程。做好大型活動需要精心的策劃和科學的組織,主要體現在以下的9個要點中。
 
精心策劃和科學組織是大型活動策劃的關鍵因素
精心策劃和科學組織是大型活動策劃的關鍵因素
 
 
一、挖掘深刻的政治內涵
黨政機關主辦參與的大型活動有別于單純的商業活動,除了展示黨政機關形象、倡導模范行為之外,往往還有傳遞思想、表明立場等深刻的政治內涵。挖掘大型活動的政治內涵就是在策劃活動主題、設計活動背景、構建活動板塊、銜接過渡環節的過程中,要以政治內涵為指導思想和工作原則,以政治內涵主導構思、貫徹行動。有時為了表現或突出活動內涵,需要圍繞主題設計若干主題單元。這些主題單元構成了活動的主體,轉化為活動中一個個令人難忘的瞬間。
 
 
二、構思新穎的活動創意
獨特的創意往往能深刻表現特定的內涵,越是宏大的內涵越需要通過完整的創意規劃和細膩的創意題材體現出來。當然,銳意創新不等于放任冒險,黨政機關主辦參與的大型活動求新求變的前提是安全、平穩、順利。
 
 
三、搭建豐滿的主題框架
大型活動的主題和內涵確定后,策劃者需要構建合理、可行的活動單元作為主題的表現手段。不同的活動單元構成了若干分主題,并銜接、縫合為一個豐滿的活動主體。大型活動在強調活動整體性的同時,必須高度重視不同的活動單元間架結構的合理性及過渡空間的可通過性。實踐中,在活動主題以及活動單元確立后,必須通過實操演練等方式確保過渡的穩定和銜接的通順。同時,還要考慮過程中可能發生的“意外”情況,通過制定預案防止活動的意外中斷。
 
 
四、勾勒完美的組織細節
“天下大事,必作于細。”這句話對于組織大型活動而言有兩層含義:一是活動的規模越大,控制的環節越復雜,瑣碎的細節越多;二是活動組織得越成功,內容越精彩,在細微處越見精神。成功的策劃就像是精湛的雕刻,既要注重整體的把握,更要抓住枝葉的塑造。細節所勾畫出的細膩與精致,往往能夠讓人在感受大型活動濃厚氛圍的同時,引導人去關注活動中的細微之處,從而給人留下更加難忘的印象。
 
 
五、充分的可行性研究階段
舉辦大型活動,必須考慮活動是否有必要舉辦、舉辦能否成功、舉辦后能否取得預期效果。在組織活動之前,必須預先對活動能否安全穩妥舉辦并實現預期效果進行詳細的研究,以確保大型活動決策的正確。在廣泛、深入調查研究的基礎上,不僅要充分論證活動的必要性、可行性,還要對各種活動預案進行比較分析論證,提早研究活動實施過程中可能遇到的突發性問題,并準備好周密的處置方案。同時要高度重視對活動實施后的政治輿論、社會影響、經濟效益的科學預測和效果評估。
 
 
六、嚴格的審查批準階段
大型活動特別是大型文體活動舉辦前需要取得公安、文化等部門的行政許可。多數情況下,由于需要設置戶外大型廣告、搭建大會展臺及布線等,又涉及市政市容、安全生產、消防等部門的職能。事前要把活動現場的效果圖、平面圖、電路圖等遞交有關部門審查和批準,建設過程中還需要這些部門進行安全檢查等。在大型活動中,以上部門的作用不僅體現在行政許可和行政監督等行政管理方面,在活動前期的可行性研究和組織策劃階段就有可能已經深度介入。活動中各部門協同制定有關技術方案,溝通協調涉及的審查批準事項,根據不同的行業標準和技術準則,提出嚴格的要求,進而制定科學、合理、可行的大型活動策劃方案,并協同組織實施和監督檢查,共同確保活動順利進行。
 
 
七、周密的組織協調階段
組織協調是大型活動順利進行的脈絡和觸角。大型活動是復雜的開放型系統,諸多活動板塊和環節會產生不特定的溝通對象,每個對象都要采用相應的方式與之進行有效溝通。如果某些活動是重復舉辦的,例如四年一次的“奧運會”、足球“世界杯”,因有成熟定型的技術標準及大量慣例、先例,基本能夠界定好活動項目的目標、范圍和工作模式,但仍會產生海量的組織協調工作。如果主辦的大型活動無先例可循,組織過程中任何理解上的差異和行動上的不一致都要通過協調和磨合來達到統一。組織協調貌似簡單,實際上相當復雜。這種復雜性不僅表現在協調層次的多樣、協調主體的眾多,還體現為信息在溝通環節的不斷過濾和消耗。因此,大型活動的組織協調工作要特別注意方式方法,既要有召開協調會議形成的書面文件、會議紀要等正式溝通,也要有口頭表達、郵件聯絡、電話、短信等即時溝通,以確保溝通的有效性。工作層的溝通環節存在務虛和務實兩種模式,務虛模式主要是工作層揣摩主旨意圖,領會領導精神。務虛不是言之無物,工作層要通過務虛初步碰出活動的目標和工作范圍。務實模式則是在原則框架下的細化和實施,是工作層針對遇到的問題,各盡所能作答,恪盡職守解決問題。
 
 
八、緊湊的進程控制階段
大型活動的進程控制就是組織者在活動過程中對節點的控制。這些節點主要包括活動的開幕、閉幕以及各個環節的銜接點。首先是開幕、閉幕時機選擇要慎重。尤其是黨政機關主辦參與的大型活動項目,由于牽涉面廣、意義重大,必須選擇一個好的時機來舉辦。活動的舉辦時間還可能受到國際局勢、社會環境以及參與觀眾、組織者的意志,甚至是擬邀請出席的領導或其他重要人物日程安排的影響。其次要有完整的項目進程計劃。包括總體計劃、分項計劃和滾動計劃等內容。我們常說“計劃趕不上變化”,再科學、系統的活動策劃在組織執行中也會有諸多變數。因此任何計劃都要有預案或第二方案,活動一旦開始,預定的條件和環境發生變化,既定方案也須相應調整。
 
 
九、穩妥的風險控制和應急管理
任何“風險”都是大型活動的大敵。在某種程度上,活動進程控制得好不好,活動策劃得是否周密,關鍵在于能否通過對活動中發生意外的概率分析,制定完備的應急預案,以防止意外的發生。要牢固樹立“零風險”理念,消除一切可以消除的苗頭和隱患,并制定預防可能風險的工作方案。對于重大會議、賽事活動,低風險不僅僅是現場組織混亂、飲食衛生不達標,還有可能是移動信號不好、聯絡不暢等;高風險則包括恐怖襲擊、惡劣天氣等。低風險與高風險之間還存在過渡和轉化的可能。要將風險管理的意識貫穿到活動的始終,對任何潛在的風險進行識別和分析,并制定相應的對策。要注意查詢有關記錄、資料,借鑒以往的寶貴經驗,熟練運用系統分解、情景模擬等方式方法,制作周密的風險論證報告,進而制定切實可行的風險控制策略,確保大型活動成功舉辦。

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