活動策劃_活動公司_策劃公司_活動策劃公司_公關活動策劃公司

大型會議

當前位置:活動公司 > 大型會議 > 舉辦會議活動,酒店住宿如何安排?

舉辦會議活動,酒店住宿如何安排?

時間:2018-06-30 01:16 | 作者:天幕大業 | 標簽: 會議活動策劃 會議策劃 |
有序的會議住宿安排是會議成功舉行的一個有力保障,因此在做會議策劃的時候,會議住宿安排在會議前也需要好好制定。今天小編帶大家了解一下,會議活動其中之一的環節,如何安排好住宿的相關事項。
 
舉辦會議活動,酒店住宿如何安排?
舉辦會議活動,酒店住宿如何安排?
 
一、安排方式
對于會議住宿,最簡單的方法是由與會者自己安排住宿,但是更有效和考慮經濟利益來說最好是由主辦單位預定房間,如果不事先保留房間,會產生下列問題:
1、遇到旺季,酒店可能將房間賣出,這樣會迫使與會者住在距離會場較遠的地方。
2、與會者可能拿不到優惠價格,因為個人無法有講價的能力。
3、會場租金可能較高,通常酒店以預訂房間數多寡來考慮場租可否講價。
 
 
二、住宿程序
一旦預訂的房間決定后,會議主辦方需決定選用哪種基本住宿程序:
1、告訴酒店所有與會者住宿經由團體(主辦單位)訂房卡或申請表為憑。
2、告訴飯店所有訂房以主辦單位的住宿表為憑證。
3、經由主辦單位代為處理。
4、經由主辦單位的住宿組人員負責。
 
 
三、預定會議住宿的方式
會議期間可能需要大量的房間,這些都必須事先預訂,否則會造成住宿方面的問題,特別是遇到旺季,可能找不到房間可以住,在此針對會議住宿的方式分別作說明。
 
訂房卡:
如果會議需要住宿的人數不多的話,可以直接向酒店或會議中心索取訂房卡,是免費的。主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡再由與會者直接向酒店訂房。這份訂房卡或申請表亦可按照基本格式事先印制,在印制前先做一份草案請飯店核對房價、訂金等事項是否有誤,通常酒店會希望注明如果訂金沒有收到前無法確認,另外也可以注明有任何稅金或服務費。另外還有一點也很重要,就是強調訂房截止日,以鼓勵與會者盡早預訂。截止日的訂定是與飯店在簽訂合約前同意的。
 
住宿單:
住宿單通常使用在小型會議,由主辦單位支付房間費。將一份表格寄給你邀請的人,要求他填寫陪同人員名字,希望哪種房間,抵達與離開日期,將表格資料填在住宿單中給酒店,并告訴酒店收款方式,內容包括:
1、注明房間服務費和稅金由個人或是邀請單位支付。
2、注明雜費由誰負責(如在酒店餐廳用餐、洗衣、電話費等)。
3、房間只保留到抵達日的下午6時,還是由邀請單位全權負責。
4、要求酒店在寄上確認信前,先由邀請單位核對后再分別寄給他們。
 
一旦房數被確定后,主辦單位會提供你一份酒店資料,讓你參考與選擇,然后再由主辦單位與酒店業務代表談房價。如果可能,最好實際去看一下使用酒店房間的設備,這不但有助于你房價的講價,同時提出一些與會者可能會問的問題,請酒店人員答復,同時也可以了解酒店預訂作業和前臺服務情形。
 
特別預訂:
有些會議籌辦人在所有預訂房間中保留數間給特定的人或團體,并給予特別處理,例如:總計預訂200間,20間為VIPs(貴賓)使用,其余180間為與會代表,使用特別預訂是因為有些貴賓和參展商都要特別小心接待。詳細與酒店業務代表討論細節:
1、特別預訂多少房間,什么類別和房價。
2、預訂的作業程序。
3、什么時限內未使用的房間轉到一般預約中。
 
在決定特別預訂前,可能需要不同表格,對參展廠商的表格可以用不同顏色或注明特別截止日,對于貴賓(VIPs)則注明不同身分并由你自己處理他們的住宿安排。工作人員房間預訂和免費房間:在一般與會者住宿安排開始前,先分派好工作人員住宿和免費房間。一般來說工作人員及免費房間的住房表直接送給酒店業務人員,包括名字和地址、職稱或注明他(她)在會議中的工作角色、需要什么類型房間、抵達與離開日期、如果不是免費房間,由誰支付房間費和附帶費用(如電話、洗衣等)。工作人員所住的房價通常會提供較優惠價格,來降低主辦單位的成本。最好注明他們的身分,因為酒店經常根據你這份住房表提供貴賓(VIPs)特別禮遇(如送水果、小禮物等),你可能也希望將確認函直接給你,由你核對無誤后再寄給貴賓或工作人員。

免責申明:本站部分內容來源于互聯網,如果不小心侵犯了您的權益,請聯系網站在線QQ,我們會盡快為您處理。

大型會議相關資源

公司地址:廣州市芳村大道東200號1850創意園70棟  
Tel:400-992-1828

商務:

友鏈:

客戶服務熱線

020-31020381

400-992-1828

在線客服
安卓千炮捕鱼破解版 浙江快乐12开奖结果走势图 大富翁水果机安卓 手机怎么评论投票赚钱 吉林快三计划软件都有那些 群英会开奖出好图表 mg藏分不让出款 幸运28最稳方法 青海快三专家预测推荐 时时彩平投1:1盈利技巧 900彩票网站手机版 辽宁快乐12遗漏号码查询 大庆冠通棋牌麻将免费 11选5什么玩法好赚钱 福建快三遗漏数据 埃弗顿 足球竞彩胜平负投注