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大型會議活動策劃需要涉及哪些預算?

時間:2018-06-06 00:34 | 作者:天幕大業 | 標簽: 會議策劃 會議策劃公司 |
對于大型會議活動來說在布置,彩排,正式會議活動和拆卸設備等過程當中,伙食和休息、人工都可能會產生費用,你的預算當中是否包括這些費用?合同有沒有規定把這些開支列入總賬單?有沒有其他的服務公司來安裝設備?酒店的其他會議活動會不會影響他們的安裝工作?
 
大型會議活動策劃需要涉及哪些預算?
大型會議活動策劃需要涉及哪些預算?
 
明確你的義務。你要不要支付安裝設備的工作人員的伙食費?就餐時間計不計入工時?員工伙食費是另外計費,還是含在合約服務公司列出的書面預算里?有時你是不必支付伙食費的,但要確認清楚。你是否需要多交布場押金?酒店布場是不是需要另外交布場費。燈光師們和舞臺工作人員就餐的時間安排可能不同,確定有誰負責和監督所有的就餐事宜。
 
 
試聽設備的搬進搬出,安裝拆卸都要多久?
如果你雇傭兩家不同的服務公司,一家負責舞臺,另一家負責視聽,那么一定要保證它們清楚對方的日程安排和時間表,以避免沖突。最理想的情形是:負責舞臺的公司能夠同時完成視聽設備,燈光和舞臺布景等工作。最好找到一家可以滿足你所有要求的提供成套服務的公司,但是,要權衡全套服務和單獨服務的價格。你可能只需要一個簡易的舞臺,而對燈光和視聽的要求不亞于搖滾音樂會,或者你需要復雜的舞臺卻要求有簡單的照明。了解一下,看著提供成套服務的公司是否擁有你需要的設備,或者是否可以根據你的需要租用設備。你要保證獲得最能滿足你要求的設備,而不是單單使用現有的設備。
 
 
視聽設備的卸車和安裝是否有要求?
在安裝視聽設備的工作人員到達之前,需要進行什么安排?比如,吊燈要不要拆卸,進場的門高度夠不夠,通風口要不要關閉以防止噪音等等。能否在最大程度上保證安裝工作的順利進行?又比如,你需要為工作人員做哪些準備,以保證留給他們最多的工作時間?你當然不希望安裝隊伍到場以后還要等到別人騰出大廳和過道,你必須比他們先到場,為他們的到達做好準備工作。
 
 
還有什么額外開支需要列入預算?
了解所有可能發生的額外開支。比如,總帳單中,人員工資和電費是定額收取的,還是根據實際使用量收取?根據該場地以往所舉行的會議活動情況估算一下開支,將估算值列入預算。同時,留出預算10%的預備金,實際的花費少于預算總比超過預算要好。還有,一定要索取場地書面的開支預估。

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