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如何組織一場大型的會議活動,需要哪些準備工作?

時間:2018-05-15 23:40 | 作者:天幕大業 | 標簽: 會議策劃 會議策劃公司 |
要組織一場成功的研討會或是培訓會,往往需要提前幾個月就開始細致的規劃和準備。大多數情況下,研討會看起來就像是一個按照日程將所有的環節都連接起來的齒輪那樣平滑的運行。盡管如此,但其實在實際操作中,為了營造一個良好的會議氛圍,并與會者提供一個良好的會議體驗, 還是有許多看不見的額外工作需要完成。
 
如何組織一場大型的會議活動,需要哪些準備工作?
如何組織一場大型的會議活動,需要哪些準備工作?
 
 
1、確立會議的主題
每一個會議都首先需要一個主題和目標來驅動整個會議的籌備,定位自己的聽眾或是參與者,以及邀請嘉賓和進行市場推廣。舉例來說,如果你要舉行一個商業會議,比如某個特定行業的國際會議,可能就會有這個行業的龍頭企業或者是想要成為龍頭的企業對你的會議產生興趣,它們可能會想要通過贊助你的會議來在會議期間對它們的產品進行宣傳。
 
除此之外,研討會的主題同樣決定了你的會議的市場推廣渠道,你的市場營銷部門需要會議的主題來確定它們的目標營銷人群,以及哪些公司才是你們的潛在贊助商。
 
 
2、選擇場地
場地的選擇主要取決于你的會議規模,你需要考慮參與者的數量,以及有可能出席會議的來賓的身份(是否有政要或者明星等等),另外你還需要考慮是否有廠商需要一塊額外的展示空間展示它們的產品。
如果你的會議會有一些VIP參與,那么場地的位置和設施同樣也很重要,好找一些比較有名的場地,確保設施和服務都不會有問題。另外,在做決定之前,好能夠多找幾個場地,并親自檢查下它們的位置,服務,環境以及價錢,比較之后再做決定。
 
 
3、市場營銷
研討會的市場營銷算是所有活動組織環節中關鍵也是具挑戰性的環節了,并且也是衡量一個會議是否成功的關鍵指標。因為市場推廣的強度和力度會直接影響研討會的參與人數, 并決定這次活動的成功與否,以及組織者的盈虧。這意味著研討會的定位和營銷策略都必須朝著一個目標,那就是吸引盡可能多的與會者。
 
大多數情況下,活動組織者都應該有一大筆預算用于活動的推廣,比如在報紙、雜志、電臺、電視和網絡上打廣告來宣傳活動,或是向媒體發公關稿,來對會議進行預熱,除了這些,還可以考慮在一些人流密集的區域投放戶外廣告。但是要注意,投放報紙和雜志廣告時,要先對報紙和雜志的受眾進行了解,確保它們和你們的會議的受眾存在重合。同樣,戶外廣告要設計的夠吸引人,讓受眾可以一眼看出參加這個會議的好處。
 
不過,如果你沒有足夠的預算也不要緊,如果你的會議時行業相關的,那么你可以向相關的企業群發傳真,電話營銷也是個很有效的手段,另外,也可以派一些銷售人員參加一些大的行業論壇,Email營銷也是個不錯的方法,并且幾乎不需要什么成本,如果你們已經有了一個潛在客戶的數據庫,當然好,如果沒有就只能向一些數據公司花錢購買了。
 
還有需要注意的就是可以通過一些門票策略來吸引報名,比如可以在某個截止日之前報名打個比較大的折扣,或者按報名人數給一個比較大的折扣等等,促使潛在的參會者盡早盡快報名.目前網上已經開始出現比較專門的活動組織網站提供這類服務,比如搶座網就是其中的領先者.還有值得一提的是這類網站都有報名數據收集功能,可以幫你收集整理歷次的活動報名數據,這樣你下次的活動就可以有一個基礎營銷數據庫了。
 
 
4、與贊助商合作
邀請一些大牌的贊助商參與活動的組織可能幫助會議更好的啟動并削減你的成本,贊助商同樣也會幫你做一些市場推廣,因為對它們來說,它們也希望它們的產品能夠得到更多的曝光,除此之外,你還可以用展覽空間作為交換讓它們幫你搞定場地。還有一些贊助商需要在會議期間給所有與會者一些它們公司的信息,還有一些會把它們的產品作為禮品派送給與會者。
 
 
5、聯絡嘉賓
如果沒有人來,或者沒有演講者愿意分享它們的知識,你的研討會是不會成功的,所以邀請一些有名望且有實力的演講者是非常重要的,他們會提供給聽眾一些他們工作中或者是行業中的一些新鮮的知識和信息。事先聯系一些演講者并與他們溝通其演講稿,給他們提出一些改進的建議,同時估計一個會議的聽眾人數,詢問他們是否有什么特殊的需求,比如需要投影儀,或者是額外的麥克風與觀眾進行互動,并提前準備好這些東西。
 
所有活動都需要一個團隊進行協作才能成功舉行,因為者涉及到接待、注冊、客服以及財務,絕不是一個人可以搞定的,團隊成員之間需要彼此了解,并建立某種機制來消除可能產生的混亂或者是錯誤。為了確保活動的順利實施,每個人都應該熟悉他們各自的角色,這可以通過準備一個包含各個角色的職責的詳細的日程表來解決,比較理想的情況下,項目經理應該控制整個團隊并確保所有人都在做他們應該做的,除此之外,一個項目管理者也需要授權其它人去處理一些諸如會場管理、贊助商和會議展示的工作,不必事事都親力親為。
 
 
6、會議日——準備,簽到,接待,反饋
所有的研討會,基本上80%的工作都在計劃和準備階段,相比而言,會議當天的幾個小時或者幾天要輕松的多。在會議開始前一天,你需要提前探查場地以確保一切都已安排就緒,包括麥克風、投影儀、視音頻系統,都必須在你的檢查清單中。同樣,你還需要準備一個打包清單以確保所有需要的東西都已經在會議前運到了場地,會議相關的人員也應該有一個分工列表,誰負責座位,誰負責會場裝飾、海報張貼等等。
 
在會議當天,所有工作人員必須提前至少一個半小時到場,并且必須準備提前準備好接待聽眾入場,同時必須在門口安排人員以確保只有經過授權的人才可進入會場。姓名貼紙、小禮物以及會議日常等等也需要提前準備好,然后由迎賓講聽眾帶到他們制定的座位上。
 
工作人員還應該在會議期間為聽眾提供必要的幫助,后,應該有人負責派發反饋表并進行收集,以對后續的會議的改進收集參考

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