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高效會議活動策劃的7條準則

時間:2018-05-14 21:04 | 作者:天幕大業 | 標簽: 會議策劃 |
不管是做任何的活動,還是其它的任何事項,效率永遠是作為考核的標準之一,同樣,在舉辦會議活動的時候,如何更高效的完成會議活動,如何更快速,更完美的完成會議活動,是客戶對此次活動評價的標準之一,今天小編主要給大家講以下7條有助于提高會議活動效果的準則,希望對你有所幫助。
 
高效會議活動策劃的7條準則
高效會議活動策劃的7條準則
 
 
一、凡是會議,必設專人準備
1、永遠不開沒有準備的會議,會議最大的成本是時間成本,會議沒有結果就是對公司的犯罪,
沒有準備的會議就等于一場“集體謀殺”。
2、會議由總辦(重要會)或行政(晨會)事先檢查(設大、中、小型會議級別的驗收標準),
對沒有準備好的會議,或會議發言人缺席,必須按制度取消,并適當處罰當事人。
3、重要會議前,必須把會議材料提前發給與會人員,與會人員要提前看材料并做好準備,不能
進了會議室才開始思考。
 
 
二、凡是會議,必提前公開主題
1、開會必須要有明確的會議目的,準備會議PPT顯示會議主題。
2、沒有主題和流程的會議,就好比讓大家來喝茶聊天,浪費大家的生命。
3、會議的主題,要事先通知與會人員。
 
 
三、凡是會議,必有紀律
1、開會設一名紀律檢查官(一般由主持人擔任),在會議前先宣布會議紀律(如關手機等)。
2、對于遲到要處罰,對于會議上不安流程進行要提醒,對于發言人帶情緒要提醒,對于開小會
私下討論的行為要提醒和處罰,對于在會上發惡劣脾氣和攻擊他人行為要進行處罰。
3、每一項討論必須控制時間,不能泛泛而談,海闊天空。 
4、設定時間,準時開始、準時結束:準時開始、準時結束實際上就是尊重別人的時間,開會一
定要準時,并要對每個議程定個大致的時間限制,一個議題不能討論過久,如不能得出結論
可暫放一下,避免影響其他議題,或告之為什么延時的原因。 
 
 
四、凡是會議,必有結果
1、開會的目的就是解決問題,提升狀態,會議如果沒有達成此結果,將是對大家時間的浪費。
2、鼓勵每個人都積極的參與到會議中來,會議監督官有權利打斷那些偏離會議主題的發言。
3、會議主持人要設置時間提醒:現在還有60分鐘,還有30分鐘,還有10分鐘。
4、會議的決議要形成文字記錄,并當場宣讀出來,重要的要每人文字確認簽名。
5、沒有確認的結論,可以另外再討論,達成決議并確認的結論,馬上進入執行程序。
 
 
五、凡是開會,必有訓練
1、行政部要有專門針對如何開會的培訓,讓公司的會議變得高效。
2、“會議訓練”包括:如何開會、如何主持、如何記錄、如何追蹤、如何對待分歧、如何會場
匯報、過往的錯誤及處罰、過往的成功經驗及獎勵……等。
 
 
六、凡是開會,必有記錄
1、會議的各項決議,一定要文字確認具體的的執行人員及完成期限。
2、如此項決議的完成需要多方資源,一定要在決議記錄中明確說明,避免會后互相推諉,影響決議的完成,
這點特別重要。
3、記住“散會不追蹤,開會一場空”,加強稽核檢查:要建立會議事后追蹤程序及責任人。
4、會議每項決議都要有跟蹤、稽核檢查,如有意外可及時發現適時調整,確保各項會議決議都能完成。
 
 
七、凡是開會,牢記三個公式
1、開會 + 不落實 = 零!
2、布置工作 + 不檢查 = 零!
3、抓住不落實的事 + 追究不落實的人 = 落實!

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