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會議策劃接待工作應注意哪些禮儀要求

時間:2018-05-10 11:08 | 作者:天幕大業 | 標簽: 會議策劃 |
會議策劃接待活動中會議接待頭緒最多,也最容易出錯。這個是會議活動開始前的工作,整個工作的好壞影響著活動的進程,特別是給參會嘉賓的第一印象,更加不容忽視,今天小編就帶大家了一下接待方面應該注意的禮儀要求。
 
會議策劃接待工作應注意哪些禮儀要求
會議策劃接待工作應注意哪些禮儀要求
 
 
一、會前準備
 
接待人員應準確了解和熟悉所接待會議的目的、內容、會期、與會人員的構成情況(如層次、數量、性別、年齡、民族、來源等);涉外會議還包括宗教信仰、風俗、習慣、忌諱、飲食起居等方面的情況。這是搞好接待工作的基礎。
 
除此之外,還要建立接待機構,確定接待規格,擬訂接待計劃(如吃、住、行、娛樂、安全方面的安排)。接待機構內部要有明確的分工,職責到人。接待計劃要有彈性,留有余地,在比較容易出現紕漏的環節,要有補救措施,這是搞好接待工作的保證。
 
布置好會場也是準備工作的重要內容。會場布置涉及席位安排,音響控制,會標、花卉的環境布置。會場布置應突出主題,簡潔、典雅。
 
 
二、會務服務
 
與會人員到達后,首先應安排好住宿的房間。在與會人員稍事休息后,接待人員可上門或禮請與會者到會議秘書處簽到,也可以先簽到再休息,必要時還應安排企業負責人上門看望。
 
會議期間應及時了解與會者食宿方面的風俗習慣,并將有關情況轉告相關部門,以便及時調整安排。
 
會議期間,要想方設法使與會者吃得滿意、住得舒適、行得方便、玩得愉快。因此,在組織外出參觀購物時要細致周到,如乘坐的車輛要有明顯的標志,并編上號碼,每輛車應有一名接待人員陪乘;集合時間要明確,集合地點要具體;每到一處離開前要核點人數,千萬不能遺漏人員。
 
 
三、會場工作
 
大型會議,在通往會場的路上應有路標或派專人指示方向,入場應有專人導座,或在每位與會者的座位上有明顯標志。如需統計正式出席會議的人數,入場時還應組織再次簽到,簽到地點應明顯、突出。
 
在會場上,應準備好各種會議資料、文具用品,并及時發放到與會者手里。
 
在會議召開的整個過程中,接待人員都應有禮貌、常微笑、勤服務,如夏天遞上一塊毛巾,冬天倒上一杯熱茶等。

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